Деловая переписка в IT: как никого не бесить и достичь своих целей

Сфера IT традиционно считается менее формальной, чем любой другой бизнес. Это и правда так – разработчики обычно не носят костюмов, свободнее общаются между собой и в целом меньше переживают по поводу разного официоза.

Тем не менее, в любом деловом сотрудничестве никуда не деться от переписок – с руководством, клиентами, партнерами и сотрудниками других отделов. Даже в самой свободной компании эти переписки все равно будут формальным. Сейчас мы объясним почему. 

Чем формальное общение отличается от неформального? 

Главное отличие формального общения – в нем всегда есть определенные правила и заранее определенные, официальные каналы связи. Обычно это корпоративная почта, CRM-системы, Slack, разные рабочие чаты. Именно во время формального общения обсуждают и утверждают важные для бизнеса вопросы – например, техническое задание, задачи для разработчиков конкретного проекта, рейты и другие финансовые вопросы.

Несмотря на свой формальный и «скучный» характер, деловая переписка тоже может быть приятной и полезной для обеих сторон. В этом тексте мы опишем несколько моментов, которые могут этому помешать и, скорее всего, будут бесить вашего собеседника:

Сокращения и сленг

Частая ситуация в IT-компаниях – разработчики общаются с клиентами или другими сотрудниками на неведомом «айтишном» языке. То же самое, кстати, касается дизайнеров, SMM-щиков и прочих специалистов – очевидные для них термины обычно непонятны ни заказчикам, ни коллегам. 

Лучше забыть и про профессиональные, и про бытовые сокращения. Вас могут неправильно понять или просто не воспринять всерьез. Все эти «спс» (спасибо), «пжлст» (пожалуйста), «BTW» (by the way, в любом случае), «ppl» (people, люди) – лучше оставить для личных сообщений.

Что с этим делать? В любой деловой переписке стоит подстраиваться под язык получателя, а сленга и сокращений лучше избегать – даже если вы уверены, что собеседник вас поймет. В крайнем случае, можно использовать очень распространенные сокращения или аббревиатуры – но объяснить их значение в скобках при первом упоминании. 

Голосовые и видеосообщения

Есть три причины пользоваться голосовыми и видеосообщениями только в крайнем случае: 

• Слушать их всегда неудобно – когда бы вы их не прислали. Человеку надо либо включать войс с ноутбука на все помещение, либо искать наушники;
• В голосовом сообщении невозможно что-то найти с помощью поиска;  
• Это просто бесит людей, которые должны отрываться от работы. Представьте себе, что вы сидите в оупен-спейсе на 20 человек и пишите код. И тут ваш коллега присылает войс на несколько минут. Есть большая вероятность, что вы просто не станете его слушать или послушаете потом.

Что с этим делать? Практически в любом телефоне сейчас можно использовать голосовой набор – нужный текст можно надиктовать, а потом поправить. Если же без голосового сообщения никак не обойтись – попробуйте заранее договориться с получателем и отправьте следующим сообщением описание войса. Например: «В голосовом сообщении рассказываю про требования к кандидатам на позицию джуниор-разработчика на май 2021». Так получателю будет легче найти нужную информацию.  

Подписывайтесь на рассылку статей для HR и рекрутеров! Будьте в тренде с Hurma 😉

Подписаться

*

Я даю своё согласие на обработку Персональных Данных в соответствии с Политикой конфиденциальности и принимаю Пользовательское соглашение

Спасибо!

Вы подписаны!

Отсутствие подписи и темы 

Представьте себе, что вы фронтенд-разработчик. Вы работаете одновременно над пятью мелкими проектами, еще два – иногда присылают на правки. Посреди рабочего дня вам на почту падает письмо с неизвестного адреса andreyivanov@gmail.com: «Привет поменяй плиз цвет в шапке сайта на красный».

Какой Андрей, какой шапке, какого сайта? Кто должен это менять, в какие сроки? Какой, в конце концов, нужен красный? 

Что с этим делать? Сразу укажите в одном письме все, что надо знать получателю: кто вы, откуда, чего хотите и насколько срочно. Вот, что могло бы быть вместо текста выше:

«Привет, это Андрей из проекта “ProjectX”. Пожалуйста, поменяйте цвет шапки на нашем сайте. Сейчас он зеленый, нужен – красный. Срок – до вечера четверга, 6 числа». 

Письма без структуры 

Никто не любит читать длинные полотна текста. В них часто много лишней информации и найти нужную бывает сложно. Тексты без форматирования, абзацев, знаков препинания – чаще всего просто просматривают по диагонали и закрывают. 

Что с этим делать? Разделяйте текст на абзацы, выделяйте важную информацию жирным или цветным, начинайте новую мысль с новой строки. Не увлекайтесь слишком длинными предложениями, старайтесь писать коротко и по сути. Возможность удобно структурировать текст есть уже даже в мессенджерах вроде Telegram, не упускайте ее. 

Банальности, юмор и метафоры 

«Хороших выходных», «Я вас услышал», «Доброго времени суток», «Коллеги», «Заранее спасибо» – входит во всевозможные топы самых раздражающих фраз. 

Хуже могут быть только шутки и поговорки не в тему: если ваши разработчики пытаются строить дизайнеров не стоит говорить что-то вроде: «Не зная броду, не суйся в воду». Лучше скажите как есть – мол, пожалуйста, давайте каждый будет работать над своими задачами. 

Что с этим делать? Не пытайтесь использовать всем известные остроумные фразы. Лучше всего в любой ситуации – максимально просто и прямо объяснить, что именно вам надо.

Как же общаться, чтобы никого не бесить? 

• Думайте об удобстве для получателя. Это не так сложно, как кажется на первый взгляд. Вам надо четко обозначить кто вы, чего хотите, насколько это срочно и от кого требуется ответ. Пример такой заботы – отправить электронный адрес отдельным сообщением, чтобы получатель мог легко его скопировать. То же самое работает с номерами телефонов и банковских карт. 
• Общайтесь по делу. Не надо спрашивать, есть ли у вашего собеседника минутка – скорее всего нет и вы обращайтесь к нему не вовремя. Лучше всего – коротко поздороваться, представиться и сразу же четко описать суть вопроса. 
• Будьте вежливы. В потоке задач бывает сложно придерживаться самых простых правил этикета. Не забывайте здороваться, прощаться, благодарить – все это делает даже формальное общение дружелюбным и приятным. 

Подписывайтесь на рассылку статей для HR и рекрутеров! Будьте в тренде с Hurma 😉

Подписаться

*

Я даю своё согласие на обработку Персональных Данных в соответствии с Политикой конфиденциальности и принимаю Пользовательское соглашение

Спасибо!

Вы подписаны!

Что можно посмотреть и почитать по теме? 

• Лучшая книга про формальное общение: «Новые правила деловой переписки». Ее авторы – Людмила Сарычева и Максим Ильяхов, соавторы книги «Пиши, сокращай». Она написана простым языком, в качестве примеров используют типичные «офисные» ситуации. 
• Похожие правила в своих видео разбирает блогер Эллина Дейли. Их можно посмотреть по ссылке.
• Чтобы глубже разобраться в теме – можно пройти бесплатный видеокурс. В нем восемь уроков, в которых этика делового общения обсуждается, в том числе, и с психологической стороны.   
• В предыдущей статье на Hurma от команды #SavvyUA о тенденциях и нововеяниях в деловой переписке вы найдете информацию о том, какие существуют границы в бизнес-общении, чем лучше не злоупотреблять в мессенджерах и какого этикета придерживаться в рабочих чатах. 
• А эта статья расскажет вам про 8 основных правил эффективного и профессионального рабочего email-а.

Авторские статьи и комментарии к ним отображают исключительно экспертизу и точку зрения их авторов. Редакция Hurma System может не разделять мнение авторов.